Administratieve taken zijn voor veel ondernemers verreweg de minst leuke kant van het ondernemerschap. Toch zullen ze moeten gebeuren. Je bent wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden. Heb je een klein bedrijf – ben je werkzaam als zzp’er, of heb je maar een paar werknemers onder je? Dan is het regelen van de administratie vaak wel te doen. Als je bedrijf stukje bij beetje gaat opschalen, komen er ineens tal van administratieve verantwoordelijken bij. In veel gevallen is het aan te raden deze (deels) uit te besteden. Ook als je geen moeite hebt met het verrichten van administratieve taken en het niet vervelend vindt, is uitbesteden vaak raadzaam. Door taken uit te besteden, heb je je handen vrij.
Strategieën van uitbesteden
Op zoek naar de juiste strategie voor het uitbesteden van administratieve taken? Kijk dan eens wat Verseput, het gerenommeerde administratiekantoor uit Apeldoorn voor jou kan betekenen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om processen te automatiseren. Dit houdt in dat je digitale ‘tools’ gaat inzetten om processen efficiënter te maken. Door processen te automatiseren, ben je op termijn veel minder tijd kwijt aan het uitvoeren van randtaken. Deze gaan, letterlijk, automatisch. Automatisering kun je bijvoorbeeld toepassing in de verwerking van declaraties. Stiekem zul je met handmatig werk veel tijd (dus geld) kwijt zijn.
In kaart brengen en loslaten
Administratieve taken nemen na verloop van tijd vaak toe, zeker als je bezig bent met het opschalen van je bedrijf. Je zult er niet altijd direct bij stilstaan hoe verschillende processen zijn ingericht, botsen, of zelfs deels overlappen. Je volledige administratie is als een stad die zonder vooropgezet plan, maar volledig organisch ontstaat: karakteristiek, maar niet altijd even handig ingericht. Door alles goed in kaart te brengen, kun je overbodige stappen schrappen en processen beter op elkaar laten aansluiten. Overmatige bureaucratie is ook niet goed. Soms moeten twee of meer leidinggevenden naar hetzelfde administratieve stuk kijken.
Kies gestandaardiseerde software
Administratie kan ingewikkeld zijn, maar is zeker geen hogere wiskunde. Kies bij het automatiseren of standaardiseren van je administratie voor de standaard die op de markt beschikbaar is. Jouw systeem hoeft niet uniek te gaan: kies voor wat bewezen effectief is. Zorg voor opschoning van rapportages zodat voor elk onderwerp één centraal document is.
Onboarding en meer
Nieuwe collega? Dat brengt veel papierwerk met zich mee. Versnel het proces door het te automatiseren: maak de medewerker zelf verantwoordelijk voor de invoer van persoonlijke gegevens. Laat een contract bijvoorbeeld digitaal tekenen. Zorg er verder voor dat de persoonlijke gegevens van werknemers digitaal worden bijgewerkt. Registreer alles dat relevant is.
No responses yet